לאחר מילוי ושליחת הטופס, הוא יועבר לתיאום עם מחלקת הביטחון ורק לאחר מכן הבקשה תאושר או תועבר להמשך טיפול.
כמו כן, קיום האירוע מותנה בהעברת טופס חיוב תקציבי מוקדם (טופס 29) עד שבוע לפני מועד האירוע ובהתאם להערכת העלות שתשלח למזמין.